3.1 Los stands que provee la FILPM a los expositores participantes consisten en materiales alumínicos Octanorm™, mamparas divisorias de trovicel blanco (a la medida de 1m de ancho x 2.44 mts. de alto) con 5 folleteros metálicos para exhibición de material cada una, toma eléctrica, silla e iluminación.

3.2 Los expositores que requieran montar y/o acondicionar su espacio con mobiliario o algún diseño especial propio deberán notificarlo al Área de Atención a Expositores, apegándose a lo establecido en el artículo 3.3, fecha límite 15 de noviembre de 2024. Después de esta fecha no se considerarán solicitudes y se montará el stand de acuerdo a lo establecido.

3.3 Las empresas que contraten áreas en la secciones donde la FILPM concede sólo el espacio, diseñarán e instalarán su propio stand respetando los siguientes criterios:

1. Altura máxima para muros y divisiones entre stands: 2.40 m.
2. Altura máxima para la colocación de logotipos y/o displays: 3.60 m.
3. Está prohibido pasar el límite de construcción contratado y marcado en el piso.
4. Es obligatorio presentar el proyecto de diseño con la debida antelación (a más tardar el 15 de noviembre de 2024) para su aprobación por la FILPM.
   
5. Notificar a la empresa que realizará las maniobras de montaje y desmontaje que deberá enviar una carta responsiva de daño o afectación al inmueble y una póliza de responsabilidad civil a terceros; ambas con los requerimientos solicitados (ver inciso 6.3).
   
6. Considerar un extintor de polvo químico seco dentro del espacio contratado durante la Feria.
   
7. El material de presentación requerido será: planta general, fachada(s), corte(s) y perspectiva con sus respectivas acotaciones.
   
8. Deberán considerarse los acabados estéticos necesarios en la parte superior e inferior de los stands, sus paredes (interior y exterior), así como la carga del voltaje necesaria para las cajas de luz utilizadas para su montaje. En caso de incumplimiento del último punto, el Comité Ejecutivo realizará las adecuaciones necesarias aún sin el consentimiento del expositor. Todos los gastos generados de dichos movimientos serán responsabilidad del expositor.

3.4 Cada stand dispone de una cornisa en la que aparece el nombre de la casa editorial que contrató. Cualquier cambio de cornisa por deterioro, pérdida o cambio de nombre, tendrá un costo de $400.00 (cuatrocientos pesos) a partir del 15 de noviembre de 2024. Todo cambio después de esta fecha tendrá dicho costo por pieza a modificar.

3.5 Cualquier solicitud de modificación del stand o de algún componente del mismo (folleteros, mamparas, cornisas, postes, contactos, lámparas) deberá ser notificada antes del 15 de noviembre de 2024. Los cambios solicitados durante las labores de montaje de material bibliográfico tendrán un costo adicional.

3.6 Aquellos expositores que hayan adquirido un stand después del 15 de noviembre de 2024, deberán asistir al Palacio de Minería para conocer las características físicas del stand muestra.

3.7 Por disposición de Protección Civil cualquier objeto o mobiliario deberá permanecer dentro del área contratada. La FILPM queda facultada para retirar cualquier elemento que obstaculice el tránsito. En caso de reincidencia, se aplicará la sanción correspondiente (ver inciso 11.1).

3.8 Queda prohibida la colocación de señalamientos improvisados (cartulinas fosforescentes, volantes, etc.) fuera del stand contratado, en la cara externa de la mampara, o en los muros de las salas de exposición. Si el expositor desea realizar algún tipo de promoción dentro del Palacio de Minería deberá solicitar la autorización correspondiente y utilizar únicamente los espacios y el material destinados para tal fin.

4. ACREDITACIÓN

4.1 A partir del día 19 de febrero de 2025 se permitirá el acceso al recinto ferial sólo a quienes porten el gafete oficial de la FILPM el cual tiene carácter intransferible. La entrega de gafetes se realizará del 10 al 12 de febrero de 2025 de 10:00 a 15:00 hrs. y de 16:30 a 18:00 hrs. Los expositores que no recojan sus acreditaciones los días antes señalados, perderán el derecho a recibirlas de manera gratuita y deberán cubrir el costo respectivo, según la cantidad requerida.

4.2 Para aquellos expositores que montan su propio stand, es importante recordarles que deberán recoger sus gafetes sólo para el montaje del moviliario general el mismo día de las maniobras (19 de febrero de 2025) y el día domingo 2 de marzo deberán recoger los gafetes de desmontaje a partir de las 21:00 hrs. en la entrada principal del Palacio de Minería. Durante el desarrollo de la FILPM, todos los expositores sin excepción deberán portar en todo momento el gafete asignado y mantenerlo en un lugar visible. Aquellos que no lo porten serán retirados del recinto ferial. Del mismo modo, se les recuerda que los gafetes tienen carácter intransferible, aquellos expositores que “presten” sus gafetes quedarán condicionados para participar en futuras ediciones de la Feria.

4.3 Cada expositor tiene derecho a recibir dos gafetes por stand contratado. En caso de justificar la necesidad de contar con una cantidad mayor de gafetes, éstos se venderán a un costo de $200.00 (doscientos pesos 00/100 m.n.) cada uno, IVA incluido. Comunicarse al área de contabilidad con Leonardo Grande, 55 55 12 87 23 ext. 107.

5. BODEGAS PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

5.1 El envío de material a las bodegas de la FILPM será los días 13, 14, 17 y 18 de febrero en un horario de 06:00 a 14:00 hrs. El material deberá empacarse en cajas debidamente marcadas con el nombre de la editorial y el número seriado contra el total de cajas, por ejemplo 1/15, 2/15,... 15/15. Será necesario entregar una relación de las cajas y el contenido de cada una al Área de Atención a Expositores (ver inciso 6.12). Asimismo, se deberá entregar una carta de la editorial en la que nombre y autorice a las personas encargadas de hacer las reposiciones de los libros, quienes deberán registrar su nombre y firma con el personal de la bodega. Los nombres serán cotejados por los encargados de las bodegas antes de permitir que se retire el material.

5.2 Sólo se recibirán paquetes de libros por servicio de mensajería si dicho servicio tiene instrucciones de depositar el material en las bodegas correspondientes del Palacio de Minería. Tales envíos deberán estar dirigidos al Área de Atención a Expositores.

5.3 Para las labores de carga y descarga de material, deberá ajustarse a las recomendaciones de la Alcaldía Cuauhtémoc y de la Subsecretaría de Control de Tránsito de la Ciudad de México, a saber: es indispensable que en los vehículos en los que se estén realizando dichas maniobras permanezca siempre el conductor, debidamente identificado, con la finalidad de agilizar el procedimiento y debe recordarse que no está permitido estacionarse en doble fila. Los únicos transportes autorizados para estacionarse sobre Tacuba y calles aledañas para la maniobra de carga y descarga de material bibliográfico y de montaje de stands son vehículos destinados para tal fin (menores a 3.8 toneladas y menores a 7.5 metros de longuitud. Mayores a 3.8 toneladas y hasta 20 toneladas, con una longuitud menor a 14 metros). Prohibido permanentemente los vehículos mayores a 20 toneladas y con una longuitud mayor a 14 metros. No ajustarse a dichas recomendaciones puede provocar una sanción del personal de la SSC de la Cd. Mx., sin responsabilidad para los organizadores de la FILPM. A este respecto cualquier indicación adicional que sea emitida por dicha Secretaría, se les notificará oportunamente por escrito.

5.4 En la recepción de material bibliográfico en bodegas de la Feria, los expositores no deberán estacionarse sobre la calle de Tacuba y calles aledañas al Palacio de Minería fuera del horario establecido por las autoridades competentes. Este horario será comunicado una vez que la Subsecretaría de Control de Tránsito de la Ciudad de México haya emitido el permiso correspondiente. Cualquier penalización producto del incumplimiento del permiso es responsabilidad única y exclusiva del expositor.

5.5 La FILPM otorgará a los expositores espacio en sus bodegas de acuerdo a las dimensiones de su stand y a la disponibilidad del mismo.

5.6 El espacio asignado en las bodegas sólo podrá utilizarse para el almacenamiento del material bibliográfico indispensable para el resurtido de stands. Por razones de seguridad queda estrictamente prohibido introducir y/o almacenar “diablitos”, mobiliario y equipo utilizado durante los trabajos de montaje de stands, sustancias corrosivas, componentes flamables, cualquier sobrante y desperdicio del embalaje y cajas de cartón vacías.

5.7 Con el propósito de evitar molestias a los visitantes así como de facilitarle a los expositores el resurtido externo al Palacio de material bibliográfico, les solicitamos llevarlo a cabo de lunes a viernes de 10:00 a 11:00 hrs., sábados y domingos de 9:00 a 10:00 hrs. Queda prohibido bloquear las áreas de tránsito al realizar las maniobras de reposición de material bibliográfico. El uso de “diablitos” sólo está permitido en la planta baja del Palacio de Minería, el personal encargado deberá cargar las cajas hasta el stand o bodega asignada.

6. MONTAJE, ACONDICIONAMIENTO Y DESMONTAJE DE LOS STANDS

6.1 A partir del día 19 de febrero de 2025 se permitirá el acceso al recinto ferial sólo a los expositores que porten el gafete o acreditación oficial de la FILPM el cual tiene carácter intransferible.

6.2 Los expositores que realizan la instalación de su stand con mobiliario propio tendrán acceso al Palacio de Minería el día 19 de febrero de 2025. La empresa designada por el expositor para realizar los trabajos correspondientes deberá entregar previamente una relación de su personal para obtener las acreditaciones necesarias las cuales deberán recoger el mismo día y portar en un lugar visible en todo momento.

6.3 Para que Protección Civil y la FILPM autoricen el montaje de su propio stand, el expositor deberá enviar al correo electrónico expositores.filmineria@gmail.com la siguiente documentación: Diseño de su propio stand (render), Carta responsiva y Póliza de responsabilidad civil o de daños a terceros. La Carta responsiva debe contener el número stand, sección contratada, la relación de quienes realizarán las maniobras de montaje y desmontaje, así como, especificar que la institución, casa expositora o la empresa de montaje contratada se responsabilizan de cubrir cualquier daño y/o afectación al Palacio de Minería que pudiera resultar de las maniobras. La Póliza de responsabilidad civil o de daños a terceros debe tener una vigencia a cubrir del periodo del 19 de febrero de 2025 al 2 de marzo de 2025. Fecha límite de entrega de la documentación completa 15 de noviembre del 2024.

6.4 Los expositores sólo podrán acceder al Palacio de Minería para colocar el material bibliográfico en su stand el día jueves 20 de febrero de 2025.

6.5 Para el montaje de stands deberán emplearse materiales retardantes al fuego (cables, alfombras, etc). La Feria se reserva el derecho de retirar cualquier elemento que no cumpla con estas características o que represente un riesgo para la seguridad de la exposición y sus visitantes.

6.6 El horario establecido para llevar a cabo las labores de montaje y acondicionamiento de stands es de 03:00 a 19:00 hrs. únicamente. Todos aquellos participantes que requieran realizar trabajos fuera del horario antes mencionado deberán solicitarlo por escrito al Comité Ejecutivo y cubrir el importe correspondiente ($50.00 cincuenta pesos 00/100 m.n. la hora por metro cuadrado contratado). No se permitirá la entrada al Palacio de Minería de carros o patines con ruedas metálicas, ya que dañan de manera considerable los pisos de cantera.

6.7 No se permite realizar ninguna alteración a los stands montados por la Feria. Si el expositor requiere alguna modificación deberá solicitarla al Comité Ejecutivo y cubrir el costo correspondiente, de lo contrario se hará acreedor a una multa (ver inciso 3.2) y tendrá que pagar el importe del material dañado o extraviado, si es el caso.

6.8 Por ser el Palacio de Minería un monumento histórico, no se permite clavar, pegar, pintar, taladrar, ni realizar cualquier tipo de alteración al edificio. En caso de hacerlo, el responsable deberá pagar el costo total de reparación que fije la Dirección General de Patrimonio Universitario.

6.9 No está permitido obstruir los pasillos, las áreas de descanso y los elementos de señalización de la Feria con material bibliográfico, cajas vacías, mobiliario o cualquier otro tipo de elemento decorativo y/o publicitario antes, durante y en el desmontaje.

6.10 Queda estrictamente prohibido realizar trabajos de pintura, carpintería, herrería y albañilería dentro del recinto ferial.

6.11 El personal encargado del montaje de los stands deberá hacerse cargo de retirar los materiales excedentes y/o desperdicios que resulten de sus labores y depositarlos en los lugares dispuestos para tal fin. No está permitido el almacenamiento de cajas en los stands ni en la parte posterior de los mismos.

6.12 Por razones de seguridad, no se podrán introducir sustancias o elementos altamente inflamables. Queda estrictamente prohibido fumar en cualquiera de las áreas de exposición, en los pasillos, en el interior de los auditorios, espacios en los que se realicen actividades artísticas y culturales y áreas de descanso. No está permitido introducir y/o ingerir bebidas alcohólicas dentro del Palacio de Minería, o en su caso, presentarse a laborar en estado de ebriedad.

6.13 Cada expositor deberá presentar, en hojas membretadas, una relación de los diferentes bienes que introduzca a la FILPM (material bibliográfico, aparatos electrónicos, mobiliario, etc.), y obtener los comprobantes del Área de Atención a Expositores. Este procedimiento deberá llevarse a cabo cada vez que se introduzcan bienes al recinto ferial.

6.14 Los trabajos de acondicionamiento del material bibliográfico en stands concluirán a las 19:00 hrs. del jueves 20 de febrero. A partir de ese momento el Comité Ejecutivo podrá disponer de aquellos stands y espacios que no hayan sido ocupados y montados por el expositor contratante, quien no tendrá derecho a reembolso alguno de la cantidad pagada hasta ese momento. Queda prohibido a los expositores realizar actividades de montaje y desmontaje durante los días del evento.

6.15 Para obtener la orden de salida que le permitirá retirar su material y equipo de la FILPM, el expositor deberá devolver el comprobante de ingreso correspondiente emitido por el Área de Atención a Expositores. Asimismo, deberá hacer entrega del stand y sus accesorios en las mismas condiciones que los recibió (sillas, folleteros, etc.) al personal de la Feria designado para tal efecto.

6.16 Las maniobras de desmontaje comenzarán con el guardado del material bibliográfico, embalaje de cajas y mobiliario a partir del cierre de la Feria domingo 2 de marzo a las 21:00 hrs. La salida del recinto para las maniobras de desmontaje será a partir de las 21:30 hrs. y concluirán el lunes 3 de marzo a las 05:00 de 2025. Si el expositor requiere una extensión de tiempo para concluir sus labores deberá formular la solicitud al Comité Ejecutivo y cubrir el costo correspondiente ($50.00 cincuenta pesos 00/100 m.n. la hora por metro cuadrado contratado). Ningún expositor podrá permanecer en el Palacio después de este horario con material bibliográfico y/o de montaje.

6.17 La FILPM no se hace responsable por las pérdidas y/o daños que sufran los expositores que no realicen en tiempo y forma el desmontaje de su stand.

MEDIDAS DE LOS STANDS